Vedtægter

§1 Navn og hjemsted 

Foreningens navn og hjemsted: Foreningens navn er Mythodea Denmark. Foreningen har hjemsted i Varde Kommune. 

§2 Formål 

Foreningens formål er at fremme samarbejdet mellem danske rollespillere og rollespils grupper, der har interesse i Mythodea settingen: 

Stk. 1 

Dette gøres ved selv at arrangere relevante events og aktiviteter. 

Stk. 2 

Ved at højne kommunikationen mellem danske og internationale rollespillere og arrangører af disse events. 

Stk. 3 

Ved at arbejde for nemmere tilgang for danske spillere til Mythodea-events.

Stk. 4 

Ved at styrke samarbejdet i dansk rollespils miljø, og internationalt rollespils miljø. 

§3 Medlem 

Stk. 1 

Alle med dansk statsborgerskab kan blive medlem af foreningen mod betaling af medlemskontingent. Et medlemskontingent giver medlemskab af foreningen indtil foreningens regnskabsår udløber. 

Stk. 2 

Medlems kontinentet vedtages ved den årlige ordinære generalforsamling. 

§4 Ledelse 

Stk.1.1 Dagsorden: 

1. Valg af stemmetællere 

2. Valg af dirigent 

3. Information fra bestyrelsen 

a. Formanden vedlægger sin beretning om det forgangne år 

b. Kasserer fremlægger regnskab for det forgangne år 

4. Indkomne forslag 

5. Fastsættelse af medlemskontingent 

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år 

a. Næstformand og kassér i det lige år 

b. Formand i ulige år 

7. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer for 1 år 

8. Valg af suppleanter for 1 år 

9. Valg af revisorer 

10. Valg af udvalg 

a. Til/fravalg af udvalg 

b. Valg af medlemmer i udvalg 

11. Eventuelt 

Stk. 1.2 

Et medlem har 1 stemme på generalforsamlingen, ved stemmelighed gælder bestyrelsesformandens stemme for 2. 

Stk. 1.3 

Bestyrelsen kan udvide dagsordenen med andre punkter. Under punktet eventuelt kan der ikke stilles forslag til beslutning eller til afstemning. 

Stk. 1.4 

Generalforsamlingen er åben for alle, dog har kun betalende medlemmer stemmeret. 

Stk.1.5 

Kan en generalforsamling ikke gennemføres, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling med minimum 1 uges varsel. 

Stk. 1.6 

For at være medlem af bestyrelsen skal man være betalende medlem af forening i det gældende foreningsår.

Stk. 2 

Foreningen ledes af en bestyrelse som består af minimum 3 og maksimum 5 øvrige bestyrelsesmedlemmer, samt 2 suppleanter der vælges på en generalforsamling. Bestyrelsen konstituere sig selv, senest 7 dage efter generalforsamlingen. Og består af en formand, kassér og referent. Bestyrelsen kan vælge at gøre brug af ekstern bistand til f.eks. rengøring, bogføring, økonomi

og regnskab, men også til andre formål som fundraising m.m. og eventuelt mod betaling. 

Stk. 3 

Foreningen tegnes af formanden og næstformanden Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. 

Stk. 4.1

Bestyrelsen skal indkalde til generalforsamling med 2 ugers varsel. Der skal indkaldes til generalforsamling i det første kvartal af det gældende foreningsår.

Indkaldelse til en generalforsamling skal bilægges dagsorden og forslag der ønskes behandlet på den generalforsamling

Stk. 4.2

Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling med 2 ugers varsel. Der kan ikke indkaldes til ekstraordinær generalforsamling i juli og august måned. 

Indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling skal bilægges dagsorden og forslag der ønskes behandlet på den ekstraordinære generalforsamling.

Stk. 5.1 

I foreningens regi er der flere udvalg som hjælper foreningen med dens ledels. Fortsættelsen af disse udvalg skal på valg hvert år, ligeledes skal medlemmer af disse udvalg også vælges hvert år. 

Stk. 5.2 Assenbæk Spejdercenter 

Udvalget for Assenbæk Spejdercenter har til formål at håndtere samarbejdet med Assenbæk Spejdercenter, samt aktiver som foreningen har på Assenbæk Spejdercenter. Udvalgets struktur er som følger: 

  1. Antallet af medlemmer skal udgøre et ulige antal. 
  2. Der skal minimum være 1 medlem som repræsenterer Assenbæk Spejdercenters interesser. 
  3. Der skal minimum være 1 medlem som repræsenterer Mythodea Danmarks interesser. 
  4. Der skal minimum være 1 medlem for hver interessent som i samarbejde med foreningen benytter området og lageret derude. 

Stk. 5.3 Fondssøgning 

Udvalget for fondsøgning har til formål at hjælpe foreningen og dens grupper med at søge fonde og tilskud. 

Udvalgets struktur er som følger: 

  1. Der skal være minimum 1 medlem i udvalget 

Stk. 5.4 NaFri 

Udvalget for NaFri har til formål at håndtere samarbejdet med NaFri. 

Udvalgets struktur er som følger:

  1. Der skal være 5 medlemmer af udvalget. 
  2. Alle medlemmer af udvalget vil blive indmeldt i NaFri. Medlemskab hertil vil blive betalt af foreningen. 
  3. Minimum 1 medlem af udvalget skal indmeldes i NaFri’s bestyrelse. 

Stk. 5.5 Marketing

Udvalget for marketing har til formål at hjælpe foreningen med at sprede ordet om foreningen og dets aktiviteter samt at finde relevante arrangementer som kan fremme foreningens synlighed ud af til. 

Udvalgets struktur er som følger: 

  1. Der skal være minimum 1 medlem i udvalget
  2. Det er muligt at værge andre medlemmer af foreningen til at hjælpe i arbejdet med at fremme Mythodea Danmarks marketing

§5 Økonomi 

Stk. 1 

Foreningens økonomiske interesser varetages af bestyrelsen og de økonomiske midler tilvejebringes bl.a. gennem medlemskontingenter, events, fonde, bidrag og støtte. 

Stk. 2 

Det er alene foreningen som juridisk person, der hæfter med sin egenkapital for forpligtelser af enhver art. 

Stk. 3 

Foreningens kasserer og formand har ansvaret for håndtering af foreningens midler. Heri beregnes bankkonti og øvrige midler. 

§6 Bestyrelsesmøde m.v. 

Stk. 1 

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med en uges varsel. Der indkaldes til bestyrelsesmøde så ofte anledning findes eller når et medlem af bestyrelse anmoder herom. Der indkaldes mindst en gang hvert halvår. 

Stk. 2 

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formanden og to bestyrelsesmedlemmer er til stede. 

Stk. 3 

Beslutninger træffes af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer ved simpelt stemmeflertal. 

Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget. 

Stk. 4 

Der tages referat af alle bestyrelsesmøder, hvori refereres de af bestyrelsen trufne beslutninger samt eventuelle synspunkter. Referatet godkendes som det sidste på bestyrelsesmødet. 

Stk. 5 

Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. 

§7 Regnskab og revision 

Stk. 1 

Foreningens regnskabsår følger kalenderår 

Stk. 2 

Bestyrrelsen er ansvarlig overfor generalforsamling for budget samt regnskab. 

Stk. 3 

Forenings regnskab føres af foreningens kasserer som tillige fører foreningens medlemsregister. 

Stk. 4 

Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer. 

§8 Vedtægtsændringer 

Stk. 1 

Vedtægtsændringer er gældende fra det tidspunkt de er vedtaget. 

Stk. 2 

Ændring af vedtægter kan vedtages på en generalforsamling med stemmeflertal på minimum ⅔ blandt de stemmeberettiget. 

Stk. 3 

Bestyrelsen har efterfølgende en generalforsamling redaktionelle rettigheder (må rette små ting som grammatik og referencer, men ikke indholdet) af foreningens vedtægter. 

§9 Eksklusion og optagelse af medlemmer 

Nye medlemmer optages ved henvendelse til bestyrelsen. 

Bestyrelsen kan i særlige tilfælde afvise optagelsen af et medlem, såfremt der findes sagligt belæg herfor eller modstridende interesser. I sådanne tilfælde skal medlems anmodningen have et særligt punkt på den førstkommende generalforsamling, der træffer den endelige beslutning om medlems anmodningen. 

Bestyrelsen kan indstille et medlem eller et medlem af bestyrelsen til eksklusion på en generalforsamling. Den pågældende skal i et sådan tilfælde have taleret i rimeligt omfang. 

§10 Opløsning 

Ved ophør uanset årsag skal foreningens fysiske aktiver auktioneres til dens medlemmer og interesserede, denne kapital vil blive lagt sammen med foreningens resterende kapital. Foreningens overskydende kapital skal derefter doneres til en eller flere foreninger med lignende formål. 

§11 Datering 

Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 30/03 2017 og senest ændret på den ordinære / ekstraordinære generalforsamling den  27/4 2021