Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

10. februar 2019

Mythodea Danmarks dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller

dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig

behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte

formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er

relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når

de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Mythodea Danmark er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i

overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Michael Tot Korsgaard

Adresse: Enghavevej 12, 6870 Ølgod

CVR: 38555677

Telefonnr.: +45 3023 5135

Mail: contact@mythodea.dk

Website: mythodea.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

– Medlemsoplysninger:

– Almindelige personoplysninger:

– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse,

indmeldelsesdato, fødselsdato, e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

– Paypal

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger

(interesseafvejningsreglen)

– At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

– Behandling efter lovkrav

– Behandling med samtykke

Formålene:

– Formål med behandling af medlemsoplysninger:

– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

– Som led i foreningens rollespilsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder

planlægning, gennemførelse og opfølgning

– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

– Levering af varer og ydelser du har bestilt

– Administration af din relation til os

– Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

– Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

– Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

– Opfyldelse af lovkrav

– Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen,

vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

– Udøvelse af aktiviteter, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne

resultatlister m.v.

– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold

til generalforsamling

– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

– Afholdelse af sociale arrangementer, rollespilsaktiviteter samt andre aktiviteter

– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation

i foreningen

– Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Landsforeningen Bifrost i relevant

og nødvendigt omfang i forbindelse med indberetning af medlemstal til DUF

– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger

også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

– Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles

oplysninger om forældrene

– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag

end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for

at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid

trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet

selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke

fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan

børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med rollespilsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og

resultater til relevante organisation.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine

personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet

leder eller træner:

Medlemmer :

– Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige

medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af

foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

– Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige

medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

– Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det

regnskabsår, som bilaget drejer sig om

– Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5

år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende,

så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler

personoplysninger om dig:

– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

– Retten til indsigt i egne personoplysninger

– Retten til berigtigelse

– Retten til sletning

– Retten til begrænsning af behandling

– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

– Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at

henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine

personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald

ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved

ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende

privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage

meddelelse herom.